Vielleicht werden Sie schmunzeln, wenn Sie unten die Auflösung des an uns herangetragenen E-Mail-Problems lesen. Aber dieses Problem zeigt anschaulich, wie moderne Benutzeroberflächen Benutzer irritieren und überfordern können. Doch zuerst das Problem:

Der Mitarbeiter eines Kunden beschwerte sich, E-Mails kämen bei ihm teilweise immer um einen Tag verspätet an. Z.B. wisse er von einer Mail, die gestern verschickt worden sei und heute noch nicht angekommen sei; morgen sei die Mail aber garantiert da.

Und ein anderes Problem sei, dass bei ihm Mails plötzlich verschwinden würden und dann am nächsten Tag wieder kämen. Also er habe die Mails schon gesehen, wollte diese dann im Homeoffice ausdrucken und die Mails seien regelmäßig weg. Am nächsten Tag kämen die Mails dann immer wieder.

Zur Infrastruktur sei angemerkt: Der Mitarbeiter arbeitet mit Outlook 2003 auf einem Terminalserver und dies ausschließlich, holt die Mails also nicht auch noch an anderen Systemen ab.

Ein sehr merkwürdiges Verhalten, oder? Die Lösung ist ebenso einfach wie leicht zu übersehen und liegt, Sie ahnen es vielleicht, in einem kleinen Pluszeichen: Der Mitarbeiter hatte sein Outlook so eingestellt, dass seine E-Mails nach Tagen sortiert und unter Zwischenüberschriften eingeordnet wurden, also „Datum: Heute“, „Datum: Gestern“, „Datum: Letzte Woche“ etc. Nun ahnen Sie sicherlich Problem und Lösung: Der Bereich „Datum: Gestern“ war eingeklappt. Outlook zeigt dann ja statt des kleinen Minuszeichens ein kleines Pluszeichen vor dem „Datum: Gestern“ an, dies hatte der Mitarbeiter jedoch entweder übersehen oder war sich der Bedeutung nicht bewusst. Einen anderen Hinweis, dass sich ggf. Mails unter einem Punkt verbergen, gibt Outlook nicht.

Nun ist das beschriebene Verhalten erklärbar: Die Mail, die seiner Meinung nach morgen garantiert ankommen wird, wurde gestern schon empfangen, befindet sich also verborgen im Bereich „Datum: Gestern“ und wird morgen in den Bereich „Datum: Letzte Woche“ verrutschen.

Auch die „vagabundierenden“ Mails sind verständlich: Der Mitarbeiter sieht eine frisch empfangene Mail unter „Datum: Heute“, im Homeoffice ist er aber am nächsten Tag, die Mails befindet sich nun unter „Datum: Gestern“ und ist weggeklappt und damit unsichtbar. Wieder einen Tag später befindet sie sich dann unter „Datum: Letzte Woche“ und ist damit wieder sichtbar.

EDV-Profis kennen das Prinzip des Einklappens und Ausklappens von Bereichen und schenken auch noch so kleinen Symbolen wie den Plus- und Minuszeichen entsprechende Bedeutung. Ein Anwender kann dies offensichtlich leicht übersehen.