Bei einem Kunden ist die Sage-KHK.Classic-Line im Einsatz. Um nicht versehentlich in einem falschen Buchungsjahr zu arbeiten, hat er bei jedem Mandanten und jedem Buchungsjahr ein spezifisches Sperrwort gesetzt. Nun gibt es ein Buchungsjahr bei einem Mandanten, bei dem das Sperrwort falsch gesetzt worden und danach vergessen worden war. Dies führte dazu, dass das entsprechende Buchungsjahr bei diesem Mandanten nicht mehr geöffnet werden konnte.

Die Sage-KHK-Classic-Line kann bei einem Mandanten maximal 10 Buchungsjahre parallel verwalten. Unterhalb des “Dat-Verzeichnisses” befinden sich in der Classic-Line die Mandantenverzeichnisse entsprechend der Mandantennummer, für den Mandanten “123” gibt es also ein Verzeichnis “…\dat\123”.

Wenn man die Sage-KHK-Classic-Line nun aufruft, kann man mit dem Befehlskürzel “f” das Finanzjahr aufrufen. Jedes Finanzjahr hat eine Ziffer zugeordnet, von “0” für das aktuelle Buchungsjahr über “1”  für das Vorjahr bis maximal “9” für das 9 Jahre zurückligende Finanzjahr. Auf der Festplatte sind nun die Dateien für jedes Finanzjahr vorhanden und haben die jeweilige “Jahresziffer” als Prefix, die Dateien des aktuellen Jahres fangen also in der Sage-KHK-Classic-Line mit “0” an etc.

Das Sperrwort steht nun, gemeinsam mit den anderen “Stammdaten” wie z.B. der Adresse, in der “PARA”-Datei, also z. B. “0PARA”. Hierbei steht das Sperrwort “leider” verschlüsselt oder zumindest verschleiert in der Datei. Als ersten Versuch hatten wir einfach die “0PARA-Datei”, deren Sperrwort bekannt war, in die entsprechende “XPARA-Datei” kopiert. Wie erwartet kamen wir zwar in das Finanzjahr hinein, jedoch wurden falsche Daten angezeigt, dies war also keine Lösung und kann nicht empfohlen werden.

Also Lösung haben wir einen neuen Mandanten angelegt und die dem Problemmandanten ensprechenden vorläufigen Jahresabschlüsse durchgeführt. Haben wir also z. B. beim Problemmandanten das aktuelle Buchungsjahr “2011” und das Sperrwort des Jahres 2009 ist unbekannt, dann haben wir einen neuen Mandanten mit dem Anfangsjahr 2008 angelegt, eine Dummybuchung durchgeführt (damit entsprechende Kopien bei einem vorläufigen Jahresabschluss gemacht werden) und einen vorläufigen Jahresabschluss in das Jahr 2009 gemacht. Nun gab es die 1-er-Dateien für 2008 und die 0-er-Dateien für das nun aktuelle Buchungsjahr 2009. Nun ein weiterer vorläufiger Jahresabschluss in das Jahr 2010 und es gibt die 2-er-Dateien, nun für das Jahr 2008, die 1-er-Dateien für das Finanzjahr 2009 und die 0-er-Dateien für das nun aktuelle Buchungsjahr 2010. Nach einem weitern vorläufigen Jahresabschluss gelangt man zu 3-er-Dateien für 2008, 2-er-Dateien für 2009, 1-er-Dateien für 2010 und 0-er-Dateien für 2011.

Die Datei 2PARA, die die Konfiguration für das Jahr 2009 konnte nun diesem Mandanten entnommen und in den Problemmandaten (vorher sichern!!!) kopiert werden. Uns siehe da: Man kommt in das Jahr 2009 rein und die richtigen Daten sind vorhanden.

Wir haben übrigens mit dem Jahr 2008 angefangen, damit die fragliche 2PARA-Datei der Sage-KHK-Classic-Line zu einem Jahr gehört, das, wie im Originalmandanten, auch ein Vorjahr besitzt und nicht der Anfang der Buchhaltung ist.