“Ein Wiki ist uns zu unstrukturiert” sagte mir ein Geschäftsführer auf einer Veranstaltung zu meiner Frage, warum sie in der Firma kein Wiki einführten, um der verteilten Informationsfülle im Unternehmen und den Köpfen der Mitarbeiter Herr zu werden. Auf den ersten Blick könnte man dem Herrn Recht geben. Ein Wiki ist zunächst nichts weiter als ein “elektronischer Zettelkasten”. Das Hilfsmittel Wiki gibt von Hause aus keine Struktur vor. Trotzdem muss ich dem Herrn vehement widersprechen! Wie bei jedem Werkzeug, so muss man natürlich auch bei der Einführung eines Wikis überlegen, wie es eingesetzt werden soll. Es ist sehr sinnvoll, sich vorher eine Ablagestruktur auszudenken, Richtlinien festzulegen, wie Wiki-Namen gebildet werden sollen, nach welchen Kriterien, die einzelnen Wiki-Artikel unterteilt werden sollen und wie die einzelnen Wiki-Artikel miteinander verknüpft werden sollen.

Diese Richtlinien sollten dann direkt von der ersten Seite des Wikis aus ansprechbar sein. So kann ein neuer Mitarbeiter sich direkt über diese Richtlinien schlau machen. Natürlich gehört auch eine allgemeine Anleitung zur Wiki-Benutzung auf die erste Seite.

Bei der Auswahl, welches Wiki genommen werden soll, ist die Unterstützung einer strukturierten Informationsspeicherung natürlich ein wichtiges Kriterium. Es ist zu überlegen, ob im Wiki primär Texte oder auch Multimedio-Inhalte gespeichert werden sollen. Wird Programmcode hinterlegt, wird viel mit Tabellen gearbeitet etc. Je nach geplantem Informationsinhalt sind die verschiedenen Wiki-Systeme, beispielhaft für die vielen Verfügbaren Wiki-Systeme seien hier Media-Wiki und TWiki genannt, unterschiedlich geeignet.

Wir arbeiten seit dem Jahr 2001 mit Wiki-Systemen und könnten die Informationsflut, die in unserem Unternehmen anfällt, ohne unser Wiki schon lange nicht mehr verarbeiten. Nur mit Hilfe unseres Wiki können wir sicherstellen, dass jedem Mitarbeiter die von ihm benötigten Informationen schnell zur Verfügung stehen. Und das neue Informationen schnell allen anderen Kolleginnen und Kollegen bereit stehen. Am Anfang wurde unser Wiki “nur” für die EDV-Informationen und die EDV-administrativen Aufgaben bei Kunden eingesetzt. Inzwischen hat unser Wiki das gesamte Unternehmen erobert: Von Hinweisen für die Buchhaltung über Telefonverzeichnisse bis zu Hinweisen zur Mülltrennung.

Danke Rechte- und Benutzerverwaltung, Kategorisierung und Zugriffssteuerung können auch vertrauliche Informationen ins Wiki einfließen. Zwar haben wir uns auf diese Weise von dem Ansatz “jeder darf das Wiki lesen und verändern” abgewandt, aber dieser Ansatz ist ja keine Verpflichtung, sondern muss immer an die konkreten Anforderungen angepasst werden.

Wenn Sie Fragen zum Wiki-Einsatz haben, nicht wissen, welches Wiki für Sie geeignet ist oder auch einfach nur erfahren möchten, wie ein Wiki Ihnen bei der Informationsverarbeitung helfen kann: Sprechen Sie uns an!